Utaratibu wa Malalamiko ya Kero na Maoni (FGRM)

Sera na Taratibu

Ilifanyiwa mapitio ya mwisho: Desemba 11, 2023

Kampuni imeandaa Sera hii ya Utaratibu wa Malalamiko ya Kero na Maoni (FGRM) inayopatikana kwa umma kwa ajili ya miradi na programu inazozisaidia, pamoja na hatua za kuwasilisha malalamiko kuhusu miradi na programu zinazofadhiliwa, na miongozo ya majibu na utatuzi wake. Tunalenga kukuza athari chanya za kijamii na kimazingira kupitia ufadhili wa miradi, na kuingiza sera, taratibu, na mikakati thabiti ya utambuzi na upunguzaji wa athari za kimazingira na kijamii ili kuepusha kusababisha madhara.

Kazi ya Terra Global mara nyingi hulenga makundi ya kijamii yaliyotengwa na yaliyo hatarini zaidi duniani, ambapo mara nyingi huungwa mkono kuanza kutumia mbinu na njia mpya. Hivyo, Terra Global ina wajibu wa kujumuisha maoni ya jamii na wadau, maadili ya kitamaduni, na mitindo ya maisha katika shughuli zinazofadhiliwa. Kwa hiyo, ni muhimu kwa Terra Global kupokea na kushughulikia kwa makini hoja na wasiwasi wa jamii na wadau katika maeneo ya utekelezaji. Aidha, Terra Global inawajibika kujibu na kutatua kero na malalamiko yote yanayohusiana na shughuli zinazotekelezwa kwa ufadhili uliotolewa.

Aina za Malalamiko ya kero

Aina zifuatazo za malalamiko ya kero yanayohusiana na miradi na programu zinazofadhiliwa na Terra Global zitashughulikiwa:

• Masuala ya kimazingira, kijamii, afya ya jamii, usalama na ulinzi;
• Ununuzi wa bidhaa na huduma;
• Upendeleo wa kijinsia na unyanyasaji;
• Ajira, fidia, na masuala yoyote yanayoweza kujitokeza kutokana na mwingiliano kati ya wafanyakazi na jamii mwenyeji;
• Malalamiko ya kero zinazohusiana na uhamishaji makaazi (resettlement), kama vile tathmini ya mali, kiasi cha fidia kilicholipwa, kiwango cha ushirikishwaji/ushauriano, kutotekelezwa kwa mikataba, muda wa malipo ya fidia, miongoni mwa mengine, pia yatashughulikiwa kupitia utaratibu huu.

Mchakato wa Malalamiko na Rufaa

Jamii au kikundi chochote (angalau watu wawili au zaidi) kinachoamini kuwa kimeathiriwa au kinaweza kuathiriwa vibaya kutokana na kushindwa kwa Terra Global kufuata viwango vyake vya ulinzi katika usanifu au utekelezaji wa mradi unaofadhiliwa na Terra Global kinaweza kuwasilisha malalamiko yake ya kero. Wawakilishi wanaowasilisha malalamiko hayo kwa niaba ya kikundi au jamii wanapaswa kutoa ushahidi wa wazi kwamba wanayo mamlaka ya kuwakilisha. Walalamikaji wanaweza kuomba usiri wa shauri hili. Malalamiko yasiyo na majina (anonymous) yatapokelewa na kuzingatiwa.

Malalamiko ambayo hayatazingatiwa ni pamoja na:

• Malalamiko yaliyowasilishwa baada ya miaka miwili tangu kukamilika kwa mradi au programu inayofadhiliwa na Terra Global; na
• Malalamiko yaliyowasilishwa baada ya miaka miwili tangu tarehe ambayo mlalamikaji alipata taarifa kuhusu athari hasi za mradi au programu inayofadhiliwa na Terra Global.

Taarifa Muhimu za Mlalamikaji

Malalamiko ya kero yanapaswa kujumuisha taarifa zifuatazo:

• Jina la mlalamikaji na taarifa za mawasiliano (hiari ikiwa malalamiko yanawasilishwa bila jina);
• Ikiwa hayawasilishwi moja kwa moja na mlalamikaji, uthibitisho kwamba wawakilishi wa mlalamikaji wana mamlaka ya kuwakilisha watu au jamii zilizoathirika;
• Mradi au programu mahususi ya Terra Global inayohusika na aina ya malalamiko ya kero;
• Aina ya madhara yanayotokea au yanayoweza kutokea kutokana na mradi;
• Muda ambao tukio la malalamiko lilitokea;
• Taarifa au nyaraka nyingine zozote husika;
• Hatua zozote zilizochukuliwa hadi sasa kutatua suala hilo, ikiwemo kuwasiliana na Terra Global au washirika/watekelezaji wa mradi wa eneo husika;
• Suluhisho linazopendekezwa;
• Ikiwa usiri wa shauri hili unaombwa (na sababu zake).

Malalamiko yanaweza kuwasilishwa kwa lugha ya asili ya jamii au kikundi husika.

Jinsi ya Kuwasilisha Malalamiko

Malalamiko yasiyo na majina yanaweza kuwasilishwa hapa.
Barua pepe: grievances@terraglobalcapital.com

Anuani ya Posta:
Terra Global Capital, LLC
6114 La Salle Avenue, Suite 441
Oakland, CA 94611

Mchakato wa Mapitio ya Malalamiko

• Malalamiko yanaweza kupokelewa (kupitia fomu isiyo na jina, barua pepe, au posta).
• Malalamiko yanasajiliwa katika Kifuatiliaji cha Utaratibu wa Malalamiko na Maoni  cha Terra Global, na mlalamikaji hufahamishwa kupokelewa kwake pamoja na hatua zinazofuata.
• Terra Global hutathmini uhalali wa malalamiko na kutoa majibu kuhusu uhalali wake ndani ya siku 15. Malalamiko yasiyo halali yatarekodiwa katika Kifuatiliaji pamoja na sababu za kutostahiki.
• Timu ya Mradi hufahamishwa (tathmini ya awali inaweza kuhitajika kubaini wahusika). Wakati mwingine, mhusika, hususan mlalamikaji, anaweza kufahamishwa baadaye katika hatua ya tathmini ili kulinda taarifa na kuhakiki ukweli wa msingi kabla ya kutoa taarifa.
• Malalamiko hutathminiwa na Kitengo cha Uzingatiaji wa Kanuni/Sera (Compliance Unit) cha Terra Global pindi yanapowasilishwa. Hii inaweza kujumuisha kuhoji wahusika wengine kukusanya taarifa zaidi au kuhusisha wahusika wa tatu kusaidia uchunguzi na tathmini. Uchunguzi hufanywa na mwanachama wa Kitengo cha Uzingatiaji (mf. CFO/COO, Uendeshaji wa Kampuni, Mshirika), ambaye yuko huru kabisa na Timu ya Mradi.
• Jibu au uamuzi wa utatuzi hufanywa na Mkurugenzi Mtendaji (CEO), Kamati ya Maadili ya Terra Global, au vyombo vingine vya maamuzi vilivyotajwa chini ya sera husika. Uamuzi hufanywa na mtu aliye huru na Timu ya Programu.
• Jibu huwasilishwa kwa mlalamikaji (panapowezekana) na kwa wahusika wengine.
• Utatuzi wa kero hurekodiwa katika Kifuatiliaji cha FGRM.
• Mafunzo yaliyopatikana hutumika ndani ya kampuni inapofaa (mf. kusasisha sera au taratibu).

Terra Global inapiga marufuku kabisa kulipiza kisasi dhidi ya watu wanaowasilisha malalamiko ya kero au wale wanaosaidia katika uchunguzi na utatuzi wa malalamiko au kero husika.